Opiekun Gości/ Opiekunka Gości

Przed spotkaniem

Pojaw się koło dwudziestu minut przed spotkaniem. Lwia część roboty dzieje się jeszcze przed spotkaniem. Chcesz sprawić, by goście mieli naprawdę dobre pierwsze wrażenie przychodząc do klubu - nie gdzieś na boku, wchodząc jak do urzędu.

Zanim pierwsi goście się pojawią, pomóż z teczką (jeśli już jest) i przygotuj kilka zestawów dla gości:

• kartka feedbackowa * liczba mów (są w „harmonijce” w teczce klubowej, druga zakładka)
• 1 * kartka do głosowania (w „harmonijce”, pierwsza zakładka)
• 1 * długopis klubowy (biały karton w teczce, rozmiar dużego pakunku na telefon)
• Samoprzylepne identyfikatory dla gości („taśma w teczce”)

Załóż swój identyfikator - pomaga nowym gościom się zorientować kto jest kim.

Kiedy goście przychodzą, przywitaj ich w drzwiach, i poczęstuj ich przywitaniem - coś w guście:

„Cześć! Witaj w Toastmasters Centrum - Jak miło, że do nas trafiłeś! Jestem [imię] i pełnię dziś rolę opiekuna gości. Przy okazji - jak masz na imię? Przygotuję Ci identyfikator. [piszemy] Świetnie, [imię gościa]! Jestem tu po to, żeby Twój pierwszy raz z nami był jak najlepszy. Powiedz mi, skąd dowiedziałeś się o Toastmasters? [słuchamy] O, super - czego najbardziej szukasz - większej pewności siebie, lepszych prezentacji, czy może czegoś innego? [słuchamy] Wiesz co, muszę Cię poznać z Tomkiem! On miał podobne cele gdy zaczynał. Teraz prowadzi warsztaty i jest mistrzem improwizacji. Tomek, poznaj [imię gościa], który właśnie…”

Oczywiście, niekoniecznie 1:1 🙂 Pamiętaj, żeby już mieli wtedy minimum identyfikator, najlepiej cały zestaw. Zachęć też do siadania raczej w przednich rzędach.

Zauważ, że w tym momencie a) jesteś de facto kimś w rodzaju meet-and-greet i b) jednocześnie angażujesz klubowiczów do części networkingowej. Jeżeli tego nie zrobisz, to często ci goście gdzieś siadają w tylnych rzędach wyobcowani - nie o to chodzi! Pamiętaj, że po pierwsze Wice ds. Członkowskich, a po drugie tak naprawdę każdy członek/członkini jest dodatkowym opiekunem gości - wszyscy chętnie Tobie pomogą, Ty tylko sprawnie zarządzaj.

Przed rozpoczęciem spotkania rzucaj okiem co minutę-dwie na to, jak wygląda sala. Pilnuj, by właściwie wszyscy stali - nikt nie siedział. Grupki do 5-6 osób: tak wygląda porządny networking przed spotkaniem.

Na spotkaniu

Opis funkcji

Przygotuj krótką, okołominutową wypowiedź - zachęcam do wykorzystania agendy, formularza feedbackowego i księgi gości jako rekwizytów.

Przykład:

Dobry wieczór! Szczególnie ciepło witam naszych gości. Jestem [imię], dziś również Wasz Opiekun Gości - dbam o to, byście czuli się u nas komfortowo.

W skrócie o dzisiejszym spotkaniu: usłyszycie 2-3 przygotowane przemówienia, ich ewaluacje, oraz mój ulubiony segment - gorące pytania. To Wasza szansa! Minutowa odpowiedź na zabawne pytanie, możecie spróbować mikrofonu i sceny. Naprawdę nie gryzie, gorąco zachęcam!

Po przerwie puszczę księgę gości - wpiszcie maila, wyślemy Wam jednorazowo informacje o klubie. Ten kontakt przyda się też, jeśli zdecydujecie się do nas dołączyć.

Praktycznie - każdy gość może przyjść bezpłatnie trzy razy, potem prosimy o decyzję czy zostajecie z nami na stałe.

Jestem do dyspozycji w przerwie, ale moją najważniejszą funkcją jest też zaprowadzić Was na afterparty w Zielonej Gęsi i przypilnować byście się dobrze bawili. Na afterze ja i doświadczeni członkowie opowiemy o klubie, będziemy mieli na to najwięcej czasu i będzie też karaoke.

Na koniec spotkania zostaną dwie osoby, by dopilnować sali - wtedy resztę poproszę o szybkie opuszczenie sali, byśmy after zaczęli szybciej i mogli zamówić coś na barze.

Życzę inspirującego wieczoru - jesteście tu naprawdę mile widziani.

Podczas przerwy

Kontynuuj networking, pytaj ludzi o wrażenia, dyskutuj z gośćmi na temat mów, zachęcaj do dzielenia się feedbackiem. Tak jak wcześniej, angażuj w rozmowy innych klubowiczów - jeżeli gości jest dużo, Wice ds. Członkowskich i też innych klubowiczów, a Ty „przeskakuj” między grupami gości, pilnując by ludzie uczestniczyli. Zaproponuj też każdemu gościowi pójście na after.

Jeżeli ktoś bardzo chce dołączyć - odnotuj to i przekieruj go do Wice ds. Członkowskich.

Puszczenie w obieg listy gości po przerwie

Puść listę w obieg, szepnij też Toastmasterowi Wieczoru by wspomniał o liście na początku segmentu po przerwie.

After

After jest integralną częścią spotkania, goście stają się członkami, a członkowie stają się członkami zaangażowanymi, którzy zostają na lata. Wielu by argumentowało, że to jest najważniejsza część spotkania ;)

Po spotkaniu parę osób musi zostać trochę dłużej, żeby pomóc Sierżantowi z ogarnięciem i zamknięciem sali. Trzeba wtedy przypilnować, by zdecydowana większość klubu + goście NIE siedziała na sali. Po zdjęciu mówisz „goście i członkowie, proszę za mną”, czekasz chwilę przed wyjściem, gotowy i ubrany i idziesz na after, zajmujesz stół. Członkowie będą mieć tendencję do stania a) na sali, b) w drzwiach sali, c) w drzwiach SGH. Twoim zadaniem jest zaprowadzić owieczki do celu.